Отличительная особенность такого сотрудника — неприятие в силу характерных качеств личности стабильности и устойчивой работы коллектива. Но в каждом конкретном случае важны мотивы и цели. Некоторые «перспективы» в этом отношении кандидата в сотрудники можно определить профессиональным анализом характерных черт даже на собеседовании при приеме на работу.
Любой человек стремится к осуществлению своих прихотей, поэтому общего блага нет или оно относительно. Но есть благо одних за счет других, это нормально. В современном коллективе, прежде всего, это желание блистать и влиять, за которым скрыты претензии на значимость — сильные запросы человека, описанные в том числе Дейлом Карнеги. Осуществляется драматургия офисной дестабилизации в том числе на основе собственного эффективного опыта коммуникации преодоления, решения и действий, накопленного ранее.
Серым кардиналам присущ особенный стиль, обнаженное (ярко выраженное) чувство справедливости, с использованием психологических особенностей окружающих и несовершенства других. Так действуют некоторые офисные провокаторы, буквально сталкивающие сотрудников лбами, вбивая «клин» в размеренную деятельность.
Серый кардинал условно наслаждается, когда удается возбудить споры между людьми. Это придает ему уверенности, самомнения и даже подогревает целеустремленность. Подчас такой человек действует весьма успешно, если в коллективе не находится опытного сотрудника, готового решительно противодействовать и спасти коллектив от внутренних противоречий. 
Серому кардиналу в коллективе, как артисту, нужны зрители. Он рассчитывает именно на драматургический эффект — чтобы об этом говорили, переживали, страдали. В условном одиночестве или изоляции такие действия бесполезны. Поэтому серый кардинал наиболее эффективно может действовать только в коллективе: подстрекать, интриговать, заниматься наушничеством.
Такому человеку также присуща черта всемерного контроля ситуации и других людей, к чему он и стремится, повышая собственную значительность. По стремлению к контролю таких тоже можно выявлять — надо только быть внимательным к деталям и наблюдать.
Для понимания этой натуры и формирования способов противодействия желательно четко диагностировать причины и мотивы конкретного человека.
С одной стороны, в когорту «серых кардиналов» попадают, несомненно, творческие люди, имеющие компетенции в сфере знаний психологии общения. С другой стороны, натуры, не реализовавшие себя в прошлом опыте, «все в синяках от ударов судьбы», «пострадавшие за правду» и претендующие в коллективе на роль более влиятельную и авторитетную, чем уже имеют. 
Одни из действенных инструментов определения реального или потенциального «серого кардинала» — открытое (хоть и аргументированное) неприятие стиля развития коллектива, утвержденных планов и его стремление к оппортунизму. Если сотрудник спорит ради спора, систематически проявляется в роли «я против» (типичный оппортунист) — это один из поводов задуматься.
Второе типичное свойство: такой сотрудник, чтобы иметь большее влияние, стремится к вниманию начальства, старается взаимодействовать с ним напрямую, минуя посредников и сложившуюся иерархию. Основной мотив: «чтобы было по-моему». А аргументы подобрать нетрудно — каждому.
Это не явление сегодняшнего дня, а лишь трансформированное из прошлого и основанное на инстинктах человека. Проблема в том, что лица с такими характерными паттернами поведения встречаются нередко и условно вредят стабильности развития не только в коллективах, но и в семьях.
